Cara Penulisan Dokumen-Dokumen Sistem Manajemen ISO Series
0
18
0
Dalam ISO Series, terdapat 3 (tiga) macam dokumen yang dibutuhkan untuk menjalankan implementasi Sistem Manajemen pada Perusahaan. Ketiga dokumen tersebut adalah:
Pedoman atau Manual (Tidak wajib)
Contoh Format Pedoman
Cover & Lembar Pengesahan
PT XYZ
Implementasi System Manajemen
Lingkup
Pemenuhan Klausul 4
Pemenuhan Klausul 5
Pemenuhan Klausul 6
Pemenuhan Klausul 7
Pemenuhan Klausul 8
Pemenuhan Klausul 9
Pemenuhan Klausul 10
Prosedur (Klausul 4-10)
Contoh Format Prosedur
Cover & Lembar Pengesahan
Tujuan
Lingkup
Istilah dan Definisi
Prosedur
4.1. Isu Eksternal & Internal SMM / SML / SMKI / SMAP
4.2. Persyaratan dan Harapan Stakeholder SMM / SML / SMKI / SMAP
4.3. Lingkup SMM / SML / SMKI / SMAP
4.4. SMM / SML / SMKI / SMAP
5. Acuan
Klausul 4
5.1. Klausul 4.1
5.2. Klausul 4.2
5.3. Klausul 4.3
5.4. Klausul 4.4
5.5. Klausul 4.5 (Khusus SMAP ISO 37001:2016)
Formulir atau Template (Klausul 4-10)
Sesuai kebutuhan
Isi setiap dokumen yang dibuat sebagai rangka implementasi Sistem Manajemen harus sesuai dengan klausul yang terdapat dalam masing-masing Sistem Manajemen. Umumnya, Sistem Manajemen memiliki 10 Klausul, yang berisi sebagai berikut:
Klausul 1: Scope / Ruang Lingkup
Klausul 2: Normative Reference / Acuan Normatif
Klausul 3: Terms and References / Istilah dan Definisi
Klausul 4: Context of Organization / Konteks Organisasi
4.1 Isu Internal dan Eksternal
4.2 Persyaratan dan Harapan Stakeholder
4.3 Lingkup
4.4 Sistem Manajemen
4.5* Analisa Risiko (Khusus SMAP ISO 37001:2016, ISO lainnya ada pada klausul 6.1)
Klausul 5: Leadership / Kepemimpinan
5.1 Struktur Organisasi, Personil, Tugas & Fungsi
Klausul 6: Planning / Perencanaan
6.2 Analisa Risiko dan Peluang
6.3 Sasaran
Klausul 7: Support / Dukungan
7.1 Sumber Daya
7.1.1 Sumber Daya Manusia
7.1.2 Peralatan / Sistem Utama
7.1.3 Peralatan / Sistem Pendukung
7.2 Kompetensi
7.2.1 Kompetensi Utama
7.2.2 Kompetensi Pendukung
7.3 Awareness
7.3.1 Awareness Sistem Manajemen ISO Series
7.4 Komunikasi
7.4.1 Komunikasi Internal
7.4.2 Komunikasi Eksternal (contoh: Partner, Supplier, Pemerintah, User, dll)
7.5 Informasi Terdokumentasi
7.5.1 Penyusunan Sistem Baru / Revisi Sistem
7.5.2 Distribusi / Penarikan Sistem
7.5.3 Pemusnahan SIstem
Klausul 8: Operation / Operasional
SMM ISO 9001:2015
8.1 Perencanaan dan Pengendalian
8.2 Persyaratan untuk Produk dan Pelayanan
8.3* Desain dan Pengembangan
8.4 Pengendalian Proses. Produk, dan Pelayanan dari Eksternal
8.5 Penyedioaan Produksi dan Pelayanan
8.6 Pelepasan Produk dan Pelayanan
8.7 Pengendalian output yang tidak sesuai
*hanya berlaku bagi Perusahaan yang terkait dengan desain dan pengembangan produk
SML ISO 14001
8.1 Tetapkan Proses EMS dan Kontrol dalam Beroperasi
8.2 Tetapkan Proses Kesiapsiagaan dan Respon Darurat EMS
SMKI ISO 27001
8.1 Perencanaan dan Pengendalian
8.2 Penilaian Risiko Keamanan Informasi
8.3 Perlakuan Risiko Keamanan Informasi
SMAP ISO 37001:2016
8.1 Perencanaan dan kontrol operasional
8.2 Uji kelayakan
8.3 Pengendalian Keuangan
8.4 Pengendalian Non Keuangan
8.5 Penerapan pengendalian anti penyuapan yang dikendalikan organisasi dan rekan bisnisnya
8.6 Komitmen anti penyuapan
8.7 Hadiah, kemurahan hati, sumbangan dan keuntungan serupa
8.8 Mengelola ketidakcukupan pengendalian anti penyuapan
8.9 Meningkatkan kepedulian
8.10 Investigasi dan penanganan penyuapan
SMK3 ISO 45001
8.1 Perencanaan dan Kontrol Operasional
8.1.1 General
8.1.2 Menghilangkan Bahaya dan Mengurangi Risiko OHSAS
8.1.3 Manajemen Perubahan
8.1.4 Pengadaan
8.2 Emergency Preparedness and Responses
SME ISO 50001
8.1 Perencanaan dan Kontrol Operasional
8.2 Desain
8.3 Pengadaan
SMA ISO 55001
8.1 Perencanaan dan Kontrol Operasional
8.2 Manajemen Perubahan
8.3 Outsourcing
Klausul 9: Performance Evaluation / Evaluasi Kinerja
9.1 Pemantauan, Pengukuran, Analisis, dan Evaluasi
9.2 Audit Internal
9.3 Tinjauan Manajemen
9.3.2* Tinjauan Dewan Pengarah
9.4* Tinjauan FKAP
Klausul 10: Improvement / Peningkatan Performa
10.1 Perbaikan
10.2 Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan
10.3 Perbaikan Berkelanjutan
*Khusus untuk SMAP ISO 37001:2016
Berikut contoh-contoh dokumen dan formulir untuk pemenuhan klausul-klausul di atas
Klausul 4: Context of Organization / Konteks Organisasi
4.1 Isu Eksternal dan Internal
4.2 Persyaratan dan Harapan Stakeholder
4.3 Lingkup
4.4 Sistem Manajemen
4.5* Analisa Risiko (Khusus SMAP ISO 37001:2016, ISO lainnya ada pada klausul 6.1)
Klausul 5: Leadership / Kepemimpinan
5.1 Struktur Organisasi, Personil, Tugas dan Fungsi
5.2 Kebijakan
Klausul 6: Planning / Perencanaan
6.1 Peta Risiko
6.2 Analisa Risiko dan Peluang
6.3 Sasaran
6.4 Perencanaan Perubahan
Seluruh dokumen yang dibuat sebagai persyaratan dari Sistem Manajemen terkait harus memenuhi siklus PDCA (Plan, Do, Check, Act) yang konsisten sehingga kinerja perusahaan akan terpantau dan berjalan dengan baik.
Jadi, sudahkah perusahaan Anda mengimplementasikan ISO Series? Dokumentasikan proses bisnis Anda agar kegiatan Perusahaan terpantau dan dapat mencapai sasaran yang Anda tuju. Hubungi kami untuk konsultasi lebih lanjut mengenai ISO Series, Implementasi, dan Sertifikasinya.
